第一章 总 则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《党政机关公文格式》，结合学院实际，制定本办法。
第二条 公文处理包括公文的办理、管理、立卷和归档。
第三条 公文处理应当坚持精简、高效的原则，做到及时、准确和安全。
第四条 学院办公室是学院公文处理的领导机构，配备专职人员负责并指导党、政系统的公文处理工作；各部门要设立兼职文秘人员，负责本部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 学院公文种类包括以下10种，其中“决议”仅适用于党委系统文件，其它9种党政系统均可使用：
（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
不得夹带请示事项。
（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
（七）批复：适用于答复下级机关的请示事项。
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 ，主送机关、抄送机关和发文机关标识应当使用全称或者规范化简称、统称。
（二）发文字号包括机关代字、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。
联合行文，使用主办机关发文字号。
发文字号位置，上行文的发字文号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其它公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列，信函式公文的发文字号位于横线下右侧排列。
学院发文机关代字规定如下：
1、学院党政公文：
党委公文用“院党字”；行政公文用“院发”；纪检委公文用“院纪检字”。
2、党群机关对内发文：
党委办公室………………………………院党办字
组织部……………………………………院党组字
宣传部……………………………………院党宣字
工 会……………………………………院工字
团 委……………………………………院团字
3、行政部门对内发文：
党政办……………………………………院办字
教务处……………………………………院教字
国际部……………………………………院汉字
学生处……………………………………院学字
招生就业办公室…………………………院招就字
图书馆……………………………………院图字
系（部）发文代字为“××系（部）字”和“××系（部）党字”。
（三）上行文应当注明签发人（会签人）姓名。其中 “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
（四）公文标题应当准确概括公文的主要内容并标明发文机关名称和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。
（五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（六）成文日期以负责人签发的日期为准。
（七）公文除“纪要”以外，应当加盖印章。
第七条 公文各部分的标识规则，按照《党政机关公文格式》要求执行。
第八条 公文用纸采用国际标准Ａ4型，左侧装订。
第四章 发文办理
第九条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
各部门可到党政办领取并认真填写发文处理签。
第十条 综合性、全局性的公文由党政办负责草拟，业务方面的公文由业务部门负责草拟，并经分管副院长审核同意 。
第十一条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为（１）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。
第十二条 使用学院党政文头行文的发文字号，由党委和党政办共同负责编制、管理，发文前按党群和行政口不同分别报党委或院长办公室审核。
公文签发前，应当由党政办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，语言是否通顺，是否符合拟制公文的有关要求等。
第十三条 各部门间的平行文和对外行文未经主管院长同意，不得以公文形式印制。
第十四条 以学院名义制发的公文，由院长签发。
第十五条 院长签发后，由党政办按规范的公文格式打印、用印、登记和分发。
第五章 收文办理
第十六条 上级机关网络传递、邮寄和有关人员参加会议带回的重要文件或材料，都应交党政办，纳入收文办理程序。
第十七条 收文办理包括登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十八条 收文登记包括收文日期、来文机关名称、发文字号、公文标题、批示院领导、批示内容、签收人员、签收日期及办理结果等内容。
第十九条 拟办意见应包括拟请哪位领导同志批示、哪个部门承办以及送哪些领导和部门阅知等内容。公文内容涉及两个以上部门的，应指明主办部门。
第二十条 公文内容涉及政策性、全局性或重大问题的，由党政办提出拟办意见，经院长批示（党委系统文件由党委书记批示）后，由党政办交承办部门办理；
公文内容只涉及某方面工作重要问题的，由党政办提出拟办意见，经分管院领导批示后，由党政办交承办部门办理。
公文内容属于一般事务性的，由党政办直接送承办部门办理。
公文无需办理的，直接由党政办收存。
第二十一条 承办部门收到交办的公文后应按照批示意见和文件要求及时办理，不得延误、推诿，确有困难，应及时予以说明。
公文办理中遇到涉及其它部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。
公文办结后，应在收文处理签上注明办理结果并于两天内送回办公室。
第二十二条 党政办对公文的承办情况应当进行督促检查，对紧急或者重要的公文要及时催办，对一般公文要定期催办，并及时向领导反馈办理情况。
第六章 机要文件管理
第二十三条 上级机关通知领取和通过机要途径邮寄、有关人员参加会议带回的机要文件，都应交党政办，纳入收文办理程序。
第二十四条 机要文件收文办理应标明来文机关、文号、收文时间、密级、等级等内容。
第二十五条 文件应做到准时、及时、保密、急件、专件办理，随到随办，一办到底。对需要具体办理的文件，由主管领导批阅后，然后按指示意见办理，需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈。阅知性的机要文件，应在批阅范围内传阅，不得漏传或自行扩大范围。
第二十六条 及时掌握文件走向，严禁文件在传阅或处理过程中丢失、泄露。文件收回后立即认真清点，分类存入保险柜，以备查用，归档和回收。
第七章 公文归档
第二十七条 公文办理完毕后，由承办部门负责立卷、归档，个人不得保存应当归档的公文。
第二十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第二十九条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第三十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第三十二条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十三条 本规定自印发之日期执行。
2020年12月28日
